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局档案管理工作细则
来源:市机关事务管理局    发布时间:2015-07-07
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局档案管理工作细则

 

为加强和规范机关档案管理工作,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》《中共四川省委办公厅 四川省人民政府办公厅关于印发<关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见>的通知》及有关规定,结合我局实际,制定本工作细则。

 

第一章  档案收集

 

第一条  档案人员负责收集本单位在工作中形成的文书、科技、声像、会计、电子、实物等不同门类和载体的档案,收集范围按照机关文件材料归档范围的规定执行。

第二条  各处室应明确一名兼职档案员,负责本处室归档材料的收集,并将档案收集工作纳入其职责范围,使档案收集工作经常化、制度化。

第三条  兼职档案员在收集工作中,应力求归档文件材料的齐全、完整,并于次年三月底前将上一年度的归档文件材料移交档案人员。

第四条  兼职档案员向本单位档案人员移交归档文件材料时,应同时移交目录清册,接收、移交双方人员应在移交清册上签名,以备查考。

第二章  档案整理

 

第五条  按照单位制订的各门类载体文件材料的归档范围、保管期限表、分类方案进行分类、整理。档案分类方案、编号一经确定,不可随意更改。

第六条  在档案整理过程中,档案材料一般不得借出,若因特殊原因需要借出,必须经局分管领导同意,并办理借出手续。借出时间一般不超过一周。

第七条  在档案整理过程中,若归档文件材料中存在铅笔、圆珠笔笔迹或传真纸等应进行复制,对破损严重的档案材料应进行抢救和保护。

第八条  档案整理完毕后应编制归档文件目录(卷内文件目录)、专题文件目录等检索工具;编制大事记、全宗介绍等参考工具,便于档案材料的查找、利用。

 

第三章  档案保管

 

第九条  档案材料的收集、移交、借阅,必须办理验收、登记手续。

第十条  档案材料应按不同门类、保管期限、年度排列上架。档案室内应绘制档案分类大纲和存放示意图,以方便查找利用。

第十一条  档案室应配置空调、除湿机、温湿度计、灭火器材等必要设备设施,做好安全保管、万无一失。

第十二条  档案人员每季度应对室藏档案进行一次全面检查,做好检查情况记录,发现问题及时向分管领导汇报,并采取有效措施,对存在的问题进行整改、补救。

 

第四章  档案借阅

 

第十三条  本单位人员因工作需要查阅档案室集中保管的档案时,需经档案人员同意,办理登记手续后,方可在阅览室进行查阅。

第十四条  外单位人员因工作需要查阅档案时,应持其单位介绍信,注明查阅者身份、利用档案目的、范围,经档案管理单位分管领导同意,办理查阅登记后,方可进行查阅。

第十五条  借阅本单位党政会议记录、人事档案,必须经单位分管领导批准,且借阅者必须为中共党员。

第十六条  本单位工作人员因特殊情况需借出档案时,必须经分管领导同意,办理借阅手续。借出档案必须在一周内归还档案室。借阅档案人员出差或工作调动前,必须将所借档案及时归还。对未按期归还档案的利用者,档案人员要及时催收,并报告单位领导。对将档案遗失者,应按《中华人民共和国档案法》的有关规定进行处理。

第十七条  借阅者要保守档案秘密,不得中途将档案转借他人,不得擅自公布档案内容,不能摘抄与自己查阅内容无关的档案材料。未经批准,严禁拆卷和复制、拍摄档案材料。

第十八条  借阅者应爱护档案,不得圈点、涂改、污损、裁剪、抽取档案。借阅者查阅档案后,是否达到了预期目的,需及时反馈利用效果,便于档案人员对档案借阅情况进行分析。

 

第五章  档案统计

 

第十九条  单位须建立健全档案室室藏档案的基础数据及接收、整理、利用等统计台帐。档案人员应做好定期统计工作,做到数据准确、账实相符。

第二十条  档案人员应做好档案统计分析工作,提出意见和建议,为领导决策提供依据。

第二十一条  档案人员应对档案的移交、损毁、销毁等情况进行登记和统计,并对损毁、销毁情况进行说明。

第二十二条  档案人员变动时,应全面统计室藏档案数量,经移交、接收双方确认签字后,移交人员方可离岗。

 

第六章  档案鉴定销毁

 

第二十三条  以单位分管领导、档案人员和有关处室负责人员组成档案鉴定领导小组。鉴定小组成员按照不同门类档案保管期限的规定,采用直接鉴定法,对档案进行逐卷、逐件的分析研究,判定文件的价值,提出存毁意见。

第二十四条  经鉴定剔出需销毁的档案材料,须按年度、门类、载体分别编制销毁清册,经鉴定小组审查,分管领导审批签字后,方可销毁。

第二十五条  销毁档案材料应指定专人(2人以上)监销。监销人员应根据销毁清册,对拟销毁的档案材料进行认真核对,并在销毁清册上签字,注明销毁时间、地点和方法。

第二十六条  鉴定工作结束后,应撰写鉴定工作报告,分送单位领导和有关部门,并与销毁清册同时归档保存以备查考。

 

第七章  档案室管理

 

第二十七条  档案室是保存管理档案的重要场所,非档案室工作人员,未经同意严禁入内。

第二十八条  档案室内要加强定期检查,保持清洁卫生,做到防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等八防措施。

第二十九条  本细则自发布之日起施行。

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